Konsumsi kertas terbanyak adalah pada pemerintah

Saya mulai muak dengan sistem tata persuratan dan kearsipan pemerintah. SANGAT TIDAK EFISIEN. Selain buang-buang kertas juga buang-buang waktu buat bikin mengarang kata-kata, print dan perbanyak surat tersebut. Saya heran di jaman secangih ini kenapa pemerintah nggak membuat peraturan tata persuratan secara elektronik, dengan email, ketik dan kirim. Selesaikan?? Terlebih sekarang setiap pegawai sudah difasilitasi lengkap dengan komputer dan jaringan internet.

Kalau di kantor saya dulu, semua informasi kita share melalui email, hubungan komunikasi antar departemen juga melalui email. Kirim laporan, kirim pemberitahuan, menanyakan/ konfirmasi sesuatu, semuanya menggunakan email. Tidak menggunakan surat kertas. Even ke GM pun atau ke Owner kita pakai EMAIL.

di Pemerintahan semuanya serba resmi, ciri-ciri nya.

1. Suratnya Pake Kertas
2. Surat menggunakan kop surat, menyebutkan No surat, Lampiran, dan Perihal.
3. Menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
4. Meskipun maksud dari isi suratnya sangat ringkas, tetap harus ditulis Pembukaan, Isi surat dan penutup.bertele-tele
5. Harus ditanda tangani oleh pimpinan. capee deh, bahkan sampai komunikasi dalam satu satuan kerja (departemen) aja mesti pake surat kertas. Waktu saya banyak yang kebuang tidak penting. Misalnya saya ingin menginformasikan bahwa si bapak A (Kepala bidang P sedang keluar negeri selama seminggu) sehingga tugas-tugasnya sbg kepala bidang di over handle ke bapak B, dan informasi tersebut harus di share ke Kepala bidang Q,R,S,T. Oke saya buat surat pemberitahuannya dalam bentuk word, kemudian di print di acc kasubag, terus minta acc kabag dan harus ditandatangai oleh pimpinan unit kerja. Jadi outputnya kasubag, kabag dan pemimpin unit kerja sama, yaitu sama2 mengacc surat. Dan yang paling menyebalkan setelah di tanda-tangan trus kita harus fotokopin dan dibagiin ke semua kepala bidang.belum lagi kalo ada surat yg lampirannya berlembar-lembar. SANGAT TIDAK EFISIEN.
Kenapa bukan surat dalam bentuk word tersebut itu aja yang kita attach dan kita kirim via email ke semua kepala bidang dan di cc pimpinan, (gak perlu fotocopy/scan  surat yang sudah di TTD) ttd nya pake tulisan saja (Dewi Indah).Namun saat kita mau kirim surat kita telp dulu pimpinan mau kirim tentang ini bla..bla..bla. Surat aslinya tetap kita print 1 lembar u/ditandatangani pimpinan dan surat itu yang kita simpan sebagai arsip. Ringkaskan?
Begitu juga surat dari antar unit kerja, tinggal di email ke email masing-masing unit kerja, kemudian dari email itu kepala memutuskan didisposisikan ke mana saja, dan berkas attachment yang berlembar-lembar tsbt bisa tinggal di forward, tanpa perlu di fotokopi perbanyak.Huaaaa…saya nggak suka dengan sistem persuratan pemerintahan ini, terlalu bertele-tele,ribet, gak praktis dan bikin muntah. banyak contoh-contoh kasus lainnya, karena emang budaya informasi pemerintah adalah surat kertas. apalagi kalau berhubungan dengan pusat..semua kegiatan dilengkapi dengan suratt. …hueksss… berapa banyak kertas yang harus terbuang?? katanya mau go green?
Originally post at here

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s